Durch das Wachstumschancengesetz wurde die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen, nicht an Privatpersonen) ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Auch der Bundesrat hat am 23. März 2024 zugestimmt. Die Bundesregierung verfolgt, um den Mehraufwand nach außen zu rechtfertigen, das Ziel, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und die sogenannte Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland weitestgehend zu schließen.

Aus unserer Sicht ist das ein weiterer Schritt zur lückenlosen Kontrolle des Unternehmers. Das Bundesfinanzministerium plant in Wirklichkeit ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Ziel ist ein einheitliches Meldesystem für nationale und grenzüberschreitende B2B-Umsätze analog den Vorgaben der EU.

In der Endstufe wird das System dann nach unserer Auslegung dazu verwendet werden, die Abzugsberechtigung für den Vorsteuerabzug des Käufers gezielt zu steuern. Heute kann ein Leistungsempfänger die Vorsteuer abziehen, sobald die Leistung erbracht ist und die Rechnung vorliegt. In der Endstufe wird dann erst geprüft, ob der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer entrichtet hat. Erst dann wird der Empfänger den Vorsteuerabzug genehmigt bekommen. Dazu äußert sich die Bundesregierung tunlichst nicht. Nichts gesagt ist schließlich nicht gelogen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die künftige E-Rechnung hat also ein genau definiertes Format. Sie muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Die ist bereits heute durch die in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllt. Eine Rechnung als PDF ist keine E-Rechnung und darf künftig nur noch in Ausnahmefällen versendet werden. Gleiches gilt für Papierrechnungen.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise sind nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen. Für Bewirtungsrechnungen gibt es keine Erleichterungen. Ist die Rechnung größer 250 Euro, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Auch für Kleinunternehmer gibt es keine Ausnahmen, auch wenn sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch ein Mietvertrag mit Umsatzsteuer ist ein Fall der E-Rechnung. Hier wird es wohl ausreichen, eine E-Rechnung zu erstellen und auf den Mietvertrag zu verweisen.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben.

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung wird nicht von heute auf morgen erfolgen können. Der Gesetzgeber hat daher Ausnahmen vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze weiterhin als Papierrechnung sowie elektronische Rechnungen nach alter Definition (PDF u. ä.) mit Zustimmung des Rechnungsempfängers übermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Der bürokratische Mehraufwand ist bereits heute erkennbar. Jeder Unternehmer muss erst einmal beurteilen, ob sein Ausgangsumsatz überhaupt in den Anwendungsbereich der E-Rechnung fällt. Nach derzeitigem Stand sind nur inländische B2B-Umsätze betroffen. Ist der Leistungsempfänger im Ausland ansässig oder eine Privatperson, gelten die Regelungen zur E-Rechnungspflicht nicht. Der Leistungsempfänger ist in solchen Fällen nicht verpflichtet, eine ausgestellte E-Rechnung zu akzeptieren. Der Unternehmer muss dann u. U. ein doppeltes System der Rechnungsausgabe vorhalten. Dieses Problem hat die Politik noch nicht gesehen.

Ab einem späteren – derzeit noch offenen – Zeitpunkt muss dann für jede E-Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung elektronisch übermittelt werden. Diese Meldung soll im Einklang mit den EU-Vorgaben (VAT in the Digital Age, kurz ViDA) für grenzüberschreitende Transaktionen (innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen) erfolgen. Wie und ob Nicht-E-Rechnungen gemeldet werden müssen, kann man derzeit nicht beurteilen.

Spätestens ab 2028 muss, in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße, das System E-Rechnungen vollständig lauffähig sein. Die nächsten Jahre sollten deshalb genutzt werden, um das Verfahren zu implementieren. Das Thema wird von vielen Softwareanbietern aufgegriffen werden. Trotzdem empfiehlt es sich, rechtzeitig das Thema im eigenen Unternehmen umzusetzen. Auch interne Prozesse sollten rechtzeitig angepasst werden. Es wird bspw. künftig nicht mehr ausreichen, die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung zu beurteilen. Künftig muss auch das Format überprüft werden.