Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde ab dem Veranlagungszeitraum 2017 die bis dato geltende Belegvorlagepflicht bis auf wenige Ausnahmen in eine Belegvorhaltepflicht geändert. Der Verzicht auf die Belegvorlage wird von den meisten Finanzämtern sogar gewünscht, was nicht bedeutet, dass es dort durchaus noch (Zettel-)Sammler und Jäger gibt.
Die Belege müssen aber (zumindest bis zum Abschluss der Steuerveranlagung, d. h. bis zum Ablauf der Einspruchsfrist bzw. bis zum Abschluss eines Einspruchsverfahrens) aufbewahrt und auf Anforderung des Finanzamts eingereicht werden (Vorhaltepflicht). Für bestimmte Belege (z. B. Spenden) ist die Aufbewahrung bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung vorgeschrieben, für Handwerkerrechnungen gilt zivilrechtlich eine zweijährige, für Bankbelege eine dreijährige Aufbewahrungspflicht.
Eine Sonderregelung gilt für den Nachweis einer Behinderung. Wird der Pauschbetrag wegen Behinderung erstmals geltend gemacht oder ändern sich die Verhältnisse (insbesondere der Grad der Behinderung oder Merkzeichen), ist die Vorlage einer Kopie des Schwerbehindertenausweises weiterhin vorgeschrieben.
Der BFH hatte sich kürzlich mit der Anforderung von Mietverträgen zu befassen, vor allem auch im Hinblick auf die neuen Anforderungen nach der DSGVO. Die Anforderung von Mietverträgen durch die Finanzämter hat in den letzten Jahren stark zugenommen, da diese Sachverhalte vollumfänglich per EDV abgeprüft werden sollen. Und dazu müssen umfassende Grunddaten vorhanden sein.
Die Klägerin in dem Verfahren erklärte Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung verschiedener Objekte. Das Finanzamt forderte daraufhin Kopien der aktuellen Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Nachweise über Erhaltungsaufwendungen an. Die Klägerin verweigerte die Vorlage der Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen ohne vorherige Einwilligung der Mieter und berief sich auf den Schutz der persönlichen Mieterdaten.
Sie scheiterte vor dem Finanzamt und dem Finanzgericht und final auch vor dem BFH. Das Finanzamt darf auch unter Berücksichtigung der Regelungen Datenschutz-Grundverordnung die Vorlage der Mietverträge fordern. Eine Einwilligung der Mieter in die Weitergabe an das Finanzamt ist nicht erforderlich, weil die Verarbeitung personenbezogener Daten in einem solchen Fall gerechtfertigt ist. Die Übersendung der Mietverträge an das Finanzamt ist als sog. Zweckänderung regelmäßig zulässig. Vom Steuerpflichtigen selbst angefertigte private Aufstellungen können die Vorlage nicht ersetzen.
Das Finanzamt kann nicht auf eine Befragung der Mieter verwiesen werden. Denn Dritte können zur Sachverhaltsaufklärung erst dann herangezogen werden, wenn die Aufklärung beim Steuerpflichtigen selbst nicht zum Ziel geführt hat.
Mit der Entscheidung setzt der BFH seine Rechtsprechungslinie fort. Die Regelungen in der Abgabenordnung berechtigen ein Finanzamt unter den dort genannten Voraussetzungen für sämtliche das Steuerverfahrensrecht betreffende Maßnahmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten.