Ab dem 27.11.2020 wird für die Abrechnung öffentlicher Aufträge zwingend die Papierrechnung durch die elektronische Rechnung ersetzt. Ab diesem Zeitpunkt akzeptieren viele öffentliche Auftraggeber des Bundes oder einzelner Länder nur noch E-Rechnungen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen. Alle Unternehmer, die in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern stehen, müssen ab November E-Rechnungen erstellen und elektronisch an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber über dessen präferierten Zustellkanal senden. Betroffene Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig dafür Sorge tragen, dass sie die notwendigen Voraussetzungen hierfür schaffen. Ausgenommen bleiben lediglich Direktaufträge bis 1.000 Euro Nettoauftragswert.

Nach den Vorgaben der EU-Richtlinie beinhalten E-Rechnungen den Rechnungsinhalt in Form von strukturierten Datensätzen (XRechnung), sodass sie elektronisch versendet und automatisch weiterverarbeitet werden können. Nicht mehr akzeptiert werden dann – neben Papierrechnungen – elektronisch übermittelte Rechnungen, die nicht das passende Format aufweisen, z. B. in Form von PDF-Dateien oder TIF-Dateien.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung zu verwenden. Hierzu wurde ein entsprechender Standard veröffentlicht, der den Anforderungen der vom Europäischen Komitee für Normung veröffentlichten Norm EN 16931 „Elektronische Rechnungsstellung“ entspricht. Neben der XRechnung sind auch andere Formate zulässig, welche die Norm EM 16931 erfüllen, bspw. das Format ZUGFeRD. Reine Bild-Formate, die keine strukturierten Daten bereitstellen, stellen allerdings keine elektronischen Rechnungen im Sinne des neuen Standards dar.

E-Rechnungen müssen dieselben steuerlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten, welche zusammen mit anderen Rechnungsangaben während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert sowie lesbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Elektronische Rechnungen können über viele verschiedene Wege an die Rechnungsempfänger bei der öffentlichen Hand übertragen werden. Der Bund hat dafür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Diesen erreicht man über https://xrechnung.bund.de/. Bevor man den ZRE jedoch zur Rechnungsübermittlung an die eigenen Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor nutzen kann, ist eine einmalige Registrierung erforderlich.

Zudem benötigt man die sogenannte Leitweg-ID des Auftraggebers. Diese erhält man zukünftig bei Neuaufträgen automatisch. Man kann diese aber auch jederzeit gesondert erfragen. Ist die Registrierung beim ZRE erledigt, hat man mehrere Wege offen, die Rechnungsdaten zu übermitteln (per E-Mail, Eingabe der Rechnungsdaten und/oder Upload per Webformular, Webservice über PEPPOL u. a.). Betroffene Unternehmen sollten ihre eigene Software prüfen, ob damit ein direkter Versand möglich ist.