Grundsätzlich gelten sozialversicherungsrechtlich für alle Personen die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie arbeiten. Sind Arbeitnehmer nur vorübergehend im Ausland tätig (sogenannte Entsendung), gilt jedoch ausnahmsweise weiterhin das Recht des Entsendestaats. Mit einer sog. A1-Bescheinigung können Arbeitnehmer und andere Erwerbstätige nachweisen, ob für sie das Recht des Wohnstaates (Entsendestaates) oder die Vorschriften eines ausländischen Staates maßgebend sind.
Arbeitnehmer, verbeamtete Personen und Selbständige brauchen regelmäßig eine A1-Bescheinigung, wenn sie grenzüberschreitend innerhalb der EU oder in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeiten. Für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, sind andere Entsendebescheinigungen als das A1-Formular nötig. Für das sogenannte „vertragslose Ausland“ (z. B. Mexiko oder Indonesien) gibt es generell keine Entsendebescheinigungen.
Die A1-Bescheinigung dokumentiert, dass die im Ausland erwerbstätige Person weiter dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Wer in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, benötigt die A1-Bescheinigung ebenfalls. Eine gleichzeitige Beitragszahlung in mehreren Mitgliedstaaten und ein Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen werden dadurch vermieden.
Die Regelung existiert bereits seit 2010. Sie ist jüngst vermehrt in den Fokus geraten, seit österreichische und französische Behörden ihre Prüfungen erheblich verschärft haben. In der Vergangenheit standen vor allem Saisonarbeitskräfte im Fokus der Behörden. Das Nichtmitführen der A1-Bescheinigungen führte zu hohen Nachzahlungsforderungen von ausländischen Sozialversicherungsträgern. Seit geraumer Zeit wurde das Prüffeld auf alle Arbeitnehmer erweitert.
Da die zugrundeliegende EU-Verordnung nicht nach der Dauer der Tätigkeit im Ausland unterscheidet, bedeutet das, dass dem Grunde nach für jede Dienstreise eine A1-Bescheinigung mitgeführt werden muss. Um auf die immer spontaneren Arbeitseinsätze reagieren zu können, erfolgen die Anträge und die Bescheinigungen seit Beginn des Jahres 2019 elektronisch.
Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind (so genannte „Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit“), kann eine A1-Bescheinigung für die Dauer von bis zu 5 Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen die Erwerbstätigkeit gewöhnlich ausgeübt wird. Der typische Fall sind Fernfahrer, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten Güter transportieren. Aber auch Beschäftigte, die regelmäßig in anderen Mitgliedstaaten an Vorstandssitzungen, Verbandsmeetings o. Ä. teilnehmen, können von der Vorschrift erfasst werden. Von einer „gewöhnlichen“ Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten ist auszugehen, wenn die Tätigkeit mindestens an einem Tag pro Monat oder fünf Tagen pro Quartal auch in mindestens einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird.
Der Arbeitgeber hat die A1 Bescheinigung dem Arbeitnehmer vor der Entsendung farbig im Papierformat auszuhändigen. Der Arbeitnehmer muss diese Bescheinigung während der Entsendung immer bei sich führen.