Die Finanzverwaltung hat ihre Regelungen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten aktualisiert. Neu sind insbesondere Aussagen rund um die Anerkennung von Bewirtungsrechnungen, die dem zwischenzeitlich eingetretenen technischen Wandel bei den Kassensystemen geschuldet sind.
Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dafür anfallenden, angemessenen Kosten zu 70 % steuerlich abzugsfähig. Die restlichen 30 % stellen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Damit wird der Mitveranlassung durch die private Lebensführung Rechnung getragen.
Der Abzug von Bewirtungskosten erfordert wie schon bisher einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Der Nachweis muss zeitnah erstellt werden. Ein formloser Beleg ist ausreichend, wenn er vom Steuerpflichtigen unterschrieben ist. Erfolgt die Bewirtung in einer Gaststätte, muss dem Bewirtungsbeleg die Rechnung beigefügt werden. Auf dem Bewirtungsbeleg genügen dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
Die Bewirtungsrechnung muss den üblichen umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen genügen. Zwingend sind somit u. a. die Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) der Gaststätte, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Angabe des Empfängers der Leistung und eine Leistungsbeschreibung. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gelten die Mindestanforderungen für derartige Rechnungen. Erforderlich sind in diesem Fall Name und Anschrift des leistenden Gastronomen, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz.
Wenn der Gastronomiebetrieb ein elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion nach der sog. Kassensicherungs-Verordnung verwendet, müssen maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnungen vorliegen. Der Bewirtende darf sich im Regelfall auf die Richtigkeit des ausgestellten Beleges verlassen. Beim Ausfall des Sicherungssystems darf der Gastronom das System weiter nutzen. Der Ausfall kann auf dem Beleg dokumentiert werden. Belege, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden, müssen noch nicht zwingend die in der KassenSichV geforderten Angaben enthalten.
Wenn bspw. bei einer größeren Veranstaltung erst nach dem Tag der Bewirtung durch Rechnungsstellung und unbare Bezahlung abgerechnet wird, muss kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. Bei dieser Konstellation genügt die Rechnung samt Zahlungsnachweis.
Künftig werden auch digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege in Form eines Eigenbeleges oder einer digitalen Rechnung anerkannt. Solche Belege müssen ebenfalls zeitnah erstellt werden. Sie müssen alle genannten gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten oder die Angaben müssen zeitnah auf der digitalen Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt werden. Die Erstellung und jede Veränderung muss digital signiert oder genehmigt sein. Liegt bei einer Bewirtung in einer Gaststätte eine digitale Bewirtungsrechnung vor, muss diese elektronisch aufbewahrt werden und mit dem digitalen Beleg verknüpft sein.